José M López Manresa

Herramientas para trabajar con grandes cantidades de información

Como adelanté en mi anterior post Aprovecha tu tiempo, uno de los principales problemas a los que hoy en día nos enfrentamos los que trabajamos con cantidades ingentes de información, es el tiempo, o mas bien la falta de planificación del tiempo y la consecuente baja productividad.

Cuando trabajamos con mucha fuentes de información el secreto del éxito radica en la rápida discriminación, es decir, en lo rápido y efectivos que seamos a la hora de decidir, de decidir que hacer, y como de inteligentemente seamos capaces de realizarlo (con el mayor provecho y el menor esfuerzo) , así como decidir que información nos es de provecho y cual no, y como de eficazmente gestionemos su almacenamiento y recuperación.

Almacenamiento en La Nube

Es clave decidir que nos puede aportar cada documento y recordar su ubicación, o mejor llamémoslo enlace, por que en la era de la conectividad ya no hablamos de recordar tal o cual documento y su ubicación, puesto que casi todo está ya en la nube, sino sencillamente de recordar como hemos llegado hasta él, cosa que como ya sabéis es muy pero que muy difícil.

Para evitar recordar cual fue el camino que nos llevo hasta determinado documento, lo que solemos hacer es guardar el enlace que me puede llevar nuevamente al mismo sitio, a la misma web, al mismo documento. El problema de esta práctica radica en que o bien lo guardamos sin orden alguno, o en el mejor de los casos, lo guardamos en una jerarquía de carpetas, marcadores o favoritos que con el paso del tiempo se hace inmanejable y poco efectiva.

Para  logar una gestión más eficiente cuando trabajamos con grandes volúmenes de información, infinidad de fuentes, orígenes y recursos, disponemos de una serie de herramientas que nos pueden ayudar.

 

Herramientas a tu alcance

Guardar tus marcadores directamente en el navegador es la forma más sencilla de almacenarlos sin necesidad de instalar ningún plugin especial ni de depender de un servicio externo. Cuentas con la ventaja de que navegadores como Google Chrome, Mozilla Firefox y Safari, guardan tus marcadores en la nube, de manera que pueden sincronizarse en cualquier otro dispositivo que tengas, tan sólo iniciando sesión en el navegador con tu cuenta.

La pega es que si quieres consultar tus marcadores en un equipo que no es el tuyo, deberás disponer del mismo navegador, iniciar sesión con tus datos y esperar a que el navegador sincronice tus enlaces favoritos, junto a otra información personal, lo que se convierte no sólo en un proceso lento sino también poco recomendable ya que puede comprometer la seguridad de tu cuenta.

 

Utilizar un servicio externo dedicado a la gestión de marcadores te ofrece independencia del navegador  y del dispositivo que estés utilizando. Ofrecen también funciones adicionales, como la posibilidad de “seguir” a usuarios que te interesen, descubrir nuevos enlaces, etc.

Delicious te permite organizar tus enlaces y te sugiere enlaces nuevos, que pueden resultarte interesantes.

Pearltrees te permite organizar los marcadores simulando un mapa mental que se puede expandir en varios niveles.

Diigo te permite incluso añadir enlaces con notas personales y capturas de pantalla.

Stumbleupon te sugiere nuevas páginas web que pueden resultarte interesantes.

Por último, Saved.io destaca por su sencillez, al permitir guardar enlaces en su servicio de una forma automatizada y sin necesidad de que instales ninguna extensión en el navegador.

Por poner una pega, podemos decir que su uso es algo menos rápido que trabajar con los marcadores nativos de nuestro propio navegador.

 

Listas de lectura

Justo lo que andabas buscando. Seguro que en alguna ocasión has pensado: “Si pudiera guardar fácilmente todas las cosas interesantes que encuentro en Internet y que por falta de tiempo no puedo leer en ese mismo momento”. Pues aquí una solución para no perder la ocasión de leer lo que encuentres de interés, eso sí cuando puedas disponer del tiempo necesario.

Instapaper es un servicio web que guarda artículos para su posterior lectura en navegadores web y dispositivos iOS, Amazon Kindle o Android. Una vez registres una cuenta gratuita, el servicio guarda los artículos que selecciones con la opción “Read Later” y los presenta en una pantalla de lectura  con un diseño simple, limpio y mínimo.

Instapaper

lista de lectura

Listas de Lectura de Windows 8.1, es una nueva herramienta que puedes usar si dispones de la versión de Windows 8.1. Con ella puedes marcar sencillamente cualquier contenido para “revisar mas tarde” con la opción de Compartir (Windows+H), seleccionando Lista de Lectura y pulsando sobre la opción Agregar. Posteriormente, cuando abras la aplicación tendrás el listado de todo lo que hayas marcado para leer más tarde.

 

Apple  integra en Safari la Lista de Lectura (a partir de iOS 7) permitiéndote guardar cualquier página web que te interese para poder leerla más adelante cuando te sea más conveniente. Mediante iCloud, puedes guardar artículos en tu iPhone para leerlos posteriormente en el iPad, o bien almacenar cuantos quieras en tu Mac para leerlos posteriormente en tu iPhone o iPad. En este punto, citar que para la planificación temporal también nos puede resultar útil otra herramienta de iCloud como son los Recordatorios de Apple.

google-driveGoogle Calendar y Google Docs integrados ahora con Google Drive, son también algunas de las herramientas de las que dispones si tienes una cuenta en Gmail, para planificar, organizarnos y almacenar información.

evernote

 

En último lugar citar las aplicaciones dirigidas a la gestión personal, que te permiten gestionar entre otras cosas tus notas, recetas, libros, así como almacenar y organizar tus enlaces favoritos. Puedes encontrar aplicaciones como Evernote o Springpad que al tener un propósito más general, te permiten trabajar con tus enlaces no solo para una labor de consulta, sino para integrarlos en todo tipo de proyectos.

La pega es que al no ser aplicaciones específicas de gestión de enlaces, la organización de los mismos no es tan eficiente como en los servicios que he descrito anteriormente, como tampoco lo es la consulta de los mismos.

 

Fuentes: Especial gestión de tus enlaces favoritos en la RedListas de Lectura de Windows 8.1Apple ICloud y su sistema de Favoritos y Lista de lectura

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